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2020年創(chuàng)立的仙工智能，其發(fā)展過程經(jīng)歷了不尋常的3年，市場環(huán)境的不確定性并沒有影響到它的快速成長。作為智能制造領(lǐng)域的新秀企業(yè)，在本身數(shù)字化基因加持和數(shù)字化產(chǎn)品成熟的環(huán)境下，仙工智能的企業(yè)數(shù)字化布局正處于不錯(cuò)的時(shí)機(jī)。

利用分貝通，仙工智能有效簡化了支出管理流程，實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)協(xié)同，讓每一個(gè)崗位都能夠更專注本職工作。

優(yōu)雅升級 紙質(zhì)報(bào)銷到費(fèi)控?cái)?shù)字化

創(chuàng)立初期，仙工智能采用的是手工簽單的方式進(jìn)行報(bào)銷。這種方式下，因?yàn)榭紤]部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)時(shí)間空閑等因素，單據(jù)流轉(zhuǎn)的周期更長，員工報(bào)銷進(jìn)程緩慢。

2021年開始，仙工的員工數(shù)量猛增，隨著員工數(shù)的迅速增加，報(bào)銷單據(jù)的數(shù)量也不斷翻番，傳統(tǒng)報(bào)銷方式已經(jīng)不太適用。

一方面，仙工的大大小小項(xiàng)目數(shù)千個(gè)，所有的成本計(jì)算均基于項(xiàng)目，因此根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，事后報(bào)銷的方式就會導(dǎo)致項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)因?yàn)閳?bào)銷的滯后而延遲，項(xiàng)目管理的時(shí)效性差;

另一方面，由于仙工智能業(yè)務(wù)遍布海內(nèi)外，銷售人員的出差頻繁且周期長，甚至于有銷售300天都在外跑業(yè)務(wù)，因此產(chǎn)生了大量的差旅報(bào)銷。同時(shí)，員工每次提交單據(jù)都是附上十多張的發(fā)票量，再加上員工信息填錯(cuò)等來回修改、審批，財(cái)務(wù)有些不堪重負(fù)。

“我們在調(diào)研費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)，發(fā)現(xiàn)市面上產(chǎn)品基本大差不差，但本質(zhì)上還是將線下審批填單工作轉(zhuǎn)移到線上的邏輯，最終還是需要人工打印、貼票。此類換湯不換藥的方式?jīng)]有解決核心問題。”據(jù)仙工智能數(shù)字化負(fù)責(zé)人葉總回憶，當(dāng)初選擇分貝通，是基于其減少90%以上報(bào)銷的同時(shí)，還能夠同時(shí)滿足額外報(bào)銷的一站式能力，很好的解決仙工智能在人員快速擴(kuò)張，報(bào)銷量激增狀態(tài)下的管理。

利用分貝通，仙工的所有員工均能夠在平臺上進(jìn)行統(tǒng)一的商旅、采購消費(fèi)，由公司統(tǒng)一結(jié)算;平臺還支持報(bào)銷功能，通過精準(zhǔn)的發(fā)票識別，包括金額、稅號等可快速識別;同時(shí)，員工在提交報(bào)銷單時(shí)還能關(guān)聯(lián)同事項(xiàng)的商務(wù)消費(fèi)支出，做到一事一報(bào)，減輕財(cái)務(wù)在項(xiàng)目費(fèi)用歸集時(shí)的工作量。

進(jìn)一步數(shù)字化 系統(tǒng)連接高效率

“仙工從2020年開始初步做企業(yè)數(shù)字化方面的布局，購買了一批人事系統(tǒng)、費(fèi)控系統(tǒng)、ERP等相關(guān)系統(tǒng)。今年重點(diǎn)放在了系統(tǒng)間的優(yōu)化，目前正在啟動數(shù)字化的二期行動。”葉總表示。

仙工通過分貝通實(shí)現(xiàn)了與企業(yè)微信的考勤和人員架構(gòu)映射，并能自動生成會計(jì)憑證對接財(cái)務(wù)系統(tǒng)，從OA、費(fèi)用管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行閉環(huán)管理。

就具體使用而言，系統(tǒng)未連接前，仙工需要大量的人工系統(tǒng)維護(hù)，包括人員入職、離職信息在各系統(tǒng)的同步，財(cái)務(wù)入賬、憑證錄入等，都是耗費(fèi)人力的手工活。當(dāng)大部分的基礎(chǔ)手工活通過系統(tǒng)的方式解決后，大大釋放了仙工從員工到管理層，行政到財(cái)務(wù)的工作量。

據(jù)仙工財(cái)務(wù)經(jīng)理付總表示，系統(tǒng)對接很有必要，所有的系統(tǒng)都處于獨(dú)立狀態(tài)時(shí)，則是在不同的系統(tǒng)中做重復(fù)的操作，這樣就導(dǎo)致效率低下。過去，會計(jì)需要用excel表手工制單后導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，尤其是繁雜的費(fèi)用類支出，耗費(fèi)大量的時(shí)間?，F(xiàn)在，只需要在分貝通web端管理后臺點(diǎn)擊自動生成憑證后，即可自動同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，徹底告別手工憑證錄入的時(shí)代。

數(shù)據(jù)應(yīng)用 支出管理標(biāo)準(zhǔn)化

據(jù)葉總表示，數(shù)字化工具應(yīng)用的核心之一還在于數(shù)據(jù)價(jià)值的利用。目前，得益于所有消費(fèi)數(shù)據(jù)在平臺自動沉淀，管理員還能將所有費(fèi)用消耗數(shù)據(jù)發(fā)送給部門負(fù)責(zé)人，輔助部門負(fù)責(zé)人做部門預(yù)算規(guī)劃和員工行為規(guī)范等。

在費(fèi)用數(shù)據(jù)的輔助下，仙工制定了一系列靈活的管控方式。例如，動態(tài)調(diào)整每月申請一次用車，員工若有頻繁出行要求時(shí)則進(jìn)行范圍較寬的限制，按月度申請不限次數(shù)。此外，根據(jù)員工消費(fèi)情況，仙工在系統(tǒng)內(nèi)配置了一系列的商旅出行規(guī)則，包括限制跨國機(jī)票艙位、火車席位、酒店根據(jù)城市設(shè)定差標(biāo)等。

在過去，仙工是通過行政發(fā)布一些規(guī)范的方式進(jìn)行限制，很容易出現(xiàn)超標(biāo)消費(fèi)的情況。而通過系統(tǒng)的事前管控，所有的消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范都通過事前審批的形式進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行，讓企業(yè)商務(wù)消費(fèi)管控有效落地。

“2023年開始，我們會重心放在優(yōu)化數(shù)據(jù)分析幫助決策者。”談及仙工的下一步數(shù)字化的計(jì)劃，葉總表示挖掘數(shù)據(jù)能力，賦能業(yè)務(wù)決策將會成為最核心的部分?；谀壳跋晒ち己玫钠髽I(yè)數(shù)字化狀態(tài)，他相信數(shù)據(jù)賦能將能被有效執(zhí)行。

免責(zé)聲明：市場有風(fēng)險(xiǎn)，選擇需謹(jǐn)慎!此文僅供參考，不作買賣依據(jù)。