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無論是機(jī)構(gòu)間的交流磋商，企業(yè)發(fā)布會(huì)，客戶答謝，商業(yè)宴請(qǐng)或是公司內(nèi)部組織的培訓(xùn)會(huì)議等，作為活動(dòng)籌劃方應(yīng)對(duì)層出不窮的會(huì)議類型，在選擇活動(dòng)場(chǎng)地的時(shí)候，都有很多需要注意的地方和講究，否則在這個(gè)重要環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，后續(xù)活動(dòng)將很難順利展開甚至大幅影響會(huì)議的執(zhí)行效果。如何挑選活動(dòng)場(chǎng)地，專家級(jí)辦會(huì)平臺(tái)——活動(dòng)牛牛站給出這幾條執(zhí)行建議，大家不妨對(duì)應(yīng)參考。

根據(jù)會(huì)議類型選擇場(chǎng)地

如果企業(yè)舉辦的會(huì)議級(jí)別較高，或商務(wù)性質(zhì)較重，如大型招商會(huì)、企業(yè)產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、學(xué)術(shù)交流會(huì)議或外賓接待，那么多數(shù)時(shí)候傾向于選擇一線城市中心城區(qū)的高星級(jí)酒店，交通便利，住宿與會(huì)議環(huán)境均十分優(yōu)秀，凸顯主辦方誠(chéng)意度；如果是普通接待或企業(yè)內(nèi)部會(huì)議，如常規(guī)的客戶答謝會(huì)、企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)、年會(huì)等，多數(shù)時(shí)候傾向于性價(jià)比高但富有特色的非中心酒店或活動(dòng)場(chǎng)地，選項(xiàng)更為寬泛，除了傳統(tǒng)酒店外還可以選擇溫泉酒店、農(nóng)家樂等場(chǎng)地。

規(guī)模與交通

確定活動(dòng)場(chǎng)地時(shí)，要根據(jù)會(huì)議人數(shù)規(guī)模考慮交通流轉(zhuǎn)，是否需要統(tǒng)一接車，提前熟悉路況，中小企業(yè)在辦會(huì)時(shí)常常沒有足夠的人手和預(yù)算進(jìn)行統(tǒng)一的用車接車，那么利用公共交通進(jìn)行補(bǔ)充就很有必要，如需要參會(huì)人員自行到場(chǎng)，那么地鐵、公交，或者是停車場(chǎng)的距離和路線也要提前安排。

專業(yè)設(shè)備

活動(dòng)場(chǎng)地通常應(yīng)該具備相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備，包括LED屏、放映設(shè)備、音響設(shè)備、演示板等，空調(diào)和供暖設(shè)備、適配的桌椅照明等基礎(chǔ)設(shè)施要提前確認(rèn)數(shù)量，以及是否能正常供應(yīng)，不少辦會(huì)方往往在這一環(huán)節(jié)粗心大意，臨到會(huì)前只能臨時(shí)高價(jià)調(diào)配物資甚至因不能滿足需求而轉(zhuǎn)場(chǎng)，一定要切記檢查設(shè)備和場(chǎng)地設(shè)施。

安全措施

活動(dòng)場(chǎng)地要具備專業(yè)的安全措施，在辦會(huì)前的安全審批中也會(huì)涉及如醫(yī)療、防火、疏散等預(yù)案和物資，要提前準(zhǔn)備好滅火器、應(yīng)急包、指示牌等，可靠應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。

合理制定預(yù)算問題

選擇活動(dòng)場(chǎng)地不能一味圖便宜，選擇性價(jià)比要建立會(huì)議效果和會(huì)場(chǎng)保障可靠的基礎(chǔ)之上，在與酒店和服務(wù)商溝通的過程中要對(duì)費(fèi)用明細(xì)和預(yù)算追加的部分進(jìn)行明確，不少辦會(huì)方都有過預(yù)算設(shè)想較低，但會(huì)議中遇到各種臨時(shí)狀況，或者會(huì)議效果不及預(yù)期，因此臨時(shí)提升預(yù)算，調(diào)配資源，最終費(fèi)用遠(yuǎn)超預(yù)期的經(jīng)歷，因此制定預(yù)算也要留有充分余裕，也不要在高規(guī)格會(huì)議中一味追求“高大上”的酒店場(chǎng)地，可以與會(huì)議牛牛這樣的辦會(huì)平臺(tái)進(jìn)行溝通，篩選更加符合自身辦會(huì)需求的場(chǎng)地。

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