短信憑借簡單和快捷成為最為大眾所接受和喜歡的溝通方式。
作為一種交流工具,短信本可極盡隨意。然而,職業導師BarbaraPachter在其新書《TheEssentialsofBusinessEtiquette》(中文可理解為:商業禮儀之精髓)中提醒道,當與同事、老板或者客戶通過短信交流時,另有一套商業禮儀你應該遵守。
這套短信禮儀由七大點構成:
1.慎用縮略詞和網絡用語。
發短信本來就是為了以更快的形式進行交流,因此我們習慣使用縮略測和簡單的網絡用語,甚至還夾雜著英語。例如,用“表”表示“不要”,用“醬紫”表示“這樣子”,用“很low”表示“格調太低”等等。
2.注意語氣。
當你想著怎么又快又簡短地把信息發出去的時候,可能就不會顧及你的措辭和預期了。“短信的語氣可能比你腦海中的更強烈和嚴厲”。
不妨試試用完整的句子表達自己的意思和觀點,避免顯得過于浮躁和唐突。發出短信之前,自己先讀一遍,避免措辭過于強硬。
另外,避免用負面情緒的詞,例如“錯誤”、“失敗”或者“忽略”等,多用“請”、“謝謝”等詞兒。
3.永遠不要通過短信告知壞消息。
“不要通過短信給予負面反饋或者辭職”,“在這種情況下,應該親自和當事人談談。即使你要辭職,也不必搞僵雙方的關系,畢竟將來可能你還需要公司的推薦信。”
主要問題在于,用短信來告知壞消息實在太過于隨意,對方很難通過寥寥數字把握你的語氣和態度。
4.不要通過短信改變會議時間或地點。
應該與會人員未必會及時查看短信,尤其是距離會議原定時間不久的情況下。這時,親自給與會人員打電話是更合適的做法。